Moduły Workflow.Isolution

Workflow.Isolution  obsługuje typową funkcjonalność charakterystyczną dla systemów klasy workflow oraz posiada szereg modułów rozszerzeń. System może być łatwo rozbudowany o moduły specjalizowane, odpowiednio do specyfiki wymagań Klienta.

MODUŁY PODSTAWOWE 

Kancelaria

Umożliwia rejestrację korespondencji i dokumentów przychodzących oraz ich dalszą obsługę i dekretacje. Moduł ten odpowiedzialny jest również za obsługę korespondencji i dokumentów wychodzących przekazanych do wysłania przez uprawnionych pracowników. Wspiera rejestrację elektronicznej wersji dokumentów. W module istnieje możliwość przygotowania specjalizowanych zestawień na potrzeby poczty oraz obsługę rejestrów zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Instrukcję Kancelaryjną i Rzeczowy Wykaz Akt.

Koncepcja modułu „Kancelaria”.

Zależność korespondencja - dokument.

Sprawy

Jest głównym modułem systemu, umożliwia zdefiniowanie sprawy danego typu (zgodnego z Rzeczowym Wykazem Akt) oraz definicję jednego lub wielu procesów obsługi typu sprawy. Moduł definiuje dwa rodzaje procesów  

• Automatyczny: w tym przypadku sprawa jest przekazywana od stanowiska do stanowiska zgodnie z przygotowaną wcześniej definicją.
• Ręczny: sprawa jest przekazywana od stanowiska do stanowiska, a decyzje o tym kto będzie kolejną osobą odpowiedzialną za obsługę sprawy podejmuje aktualny właściciel sprawy.

Do każdego etapu sprawy można dołączać dokumenty, załączniki oraz dokumenty wymagane, czyli takie, bez których nie ma możliwości przejścia do kolejnego etapu. System weryfikuje zgodność typu i rodzaju wymaganego dokumentu. Do sprawy mogą być dołączane dokumenty przychodzące (zadekretowane na stanowisko przez kancelarię), dokumenty wychodzące (przygotowane w ramach realizowanej sprawy) oraz dokumenty wewnętrzne (niezwiązane z podmiotem zewnętrznym). Poza tym moduł umożliwia: 

• monitorowanie spraw, w których braliśmy udział, a które aktualnie są obsługiwane przez inne osoby,
• kontrolowanie spraw, w których zostaliśmy wskazani jako osoby nadzorujące,
• kontrolowanie spraw podwładnych,
• automatyczne powiadamianie o zajściu zdarzenia poprzez wysłanie e-mail oraz odpowiednie oznaczenie sprawy,
• kontrolowanie terminowości wykonywania poszczególnych etapów,
• wyszukiwanie sprawy, etapu, dokumentu związanego ze sprawą/etapem po wielu kryteriach

Centralny Rejestr Klientów (petentów)

System Workflow.Isolution posiada rozbudowany moduł obsługujący rejestr klientów (podmioty prawne i fizyczne). Z poziomu każdego z modułów można wyszukać klienta według różnych kryteriów, można również zarejestrować nowego klienta. Administrator dodatkowo posiada funkcjonalność wyszukiwania klientów pasujących do wzorca i porządkowania rejestru klientów, tak, aby cały czas zachowywał spójność danych.

Koncepcja modułu „Centralny Rejestr Klientów”.

Zarządzanie Strukturą Organizacyjną

Moduł umożliwia zarządzanie strukturą stanowisk i dostosowanie jej do zmieniających się realiów funkcjonowania organizacji. W module spraw, przekazywanie sprawy następuje pomiędzy stanowiskami, a nie konkretnymi pracownikami. Podobna sytuacja ma miejsce w module Kancelarii, w którym, na przykład, dekretacja następuje na konkretne stanowisko, a nie do konkretnego pracownika (osoby). Dla danego stanowiska można zdefiniować uprawnienia oraz wymagane kompetencje.

Koncepcja modułu „Zarządzanie strukturą organizacyjną”.

Rejestr Pracowników

System udostępnia mechanizm zarządzania rejestrem pracowników, wraz z możliwością definiowania ich umiejętności. W module Zarządzania Strukturą Organizacyjną pracownicy dołączani są do stanowisk. W trakcie eksploatacji systemu pracownik może być dołączany do wielu stanowisk. W przypadku, gdy pracownik będzie związany z wieloma stanowiskami na etapie logowania zostanie poproszony o wybranie stanowiska, w kontekście którego chce pracować. System umożliwia import listy pracowników z systemów zewnętrznych lub integrację z systemem klasy LDAP.

Koncepcja modułu „Rejestr pracowników”.

Uprawnienia i bezpieczeństwo

Moduł uprawnień to bardzo elastyczny mechanizm umożliwiający nadawania uprawnień dla poszczególnych stanowisk na poziomie formularza (ekranu), a nawet pojedynczej akcji.

Administracja (słowniki)

Moduł ten umożliwia elastyczne zarządzanie danymi słownikowymi oraz parametrami systemu.

Możliwe jest definiowanie nowych wartości dla słowników na przykład: typów spraw, typów dokumentów. Na potrzeby kontroli czasu wykonania etapu lub sprawy w systemie definiowany jest kalendarz dni pracujących.

MODUŁY DODATKOWE

Archiwum

Umożliwia obsługę archiwum papierowego zgodnie z instrukcją kancelaryjną i Rzeczowym Wykazem Akt. Za pomocą tego modułu można zdefiniować fizyczną strukturę archiwum, generować spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, wypożyczać materiały papierowe oraz przekazywać dokumenty do Archiwów Zewnętrznych.

Skargi

Umożliwia obsługę skarg i wniosków w instytucji. Po zarejestrowaniu skarga jest przekazywana do obsługi do konkretnego stanowiska, informacja o zakończeniu obsługi skargi jest przekazywana również do osoby zgłaszającej skargę.

Rejestr Uchwał / Umów

Moduł ten umożliwia ewidencje uchwał/umów innych ważnych dokumentów, do których dostęp powinien być ograniczony.

Repozytorium plików

Moduł umożliwia definiowanie własnej struktury katalogów, w której można przechowywać dowolne pliki. Pliki te podlegają wersjonowaniu. Użytkownik ma możliwość nadawania uprawnień do określonych katalogów na poziomie stanowiska lub grupy stanowisk.

Koncepcja modułu „Repozytorium plików”.

Podpis elektroniczny

Moduł ten umożliwia obsługę certyfikatów kwalifikowanych z podpisem elektronicznym firmy UniZeto oraz certyfikatów niekwalifikowanych wydanych przez moduł Centrum Certyfikacji.

Centrum Certyfikacji (Infrastruktura klucza publicznego)

To kompletny moduł umożliwiający zarządzanie certyfikatami niekwalifikowanymi, które mogą być używane na wewnętrzne potrzeby organizacji.

Wyszukiwanie po zawartości dokumentów elektronicznych (pełnotekstowe)

Moduł pozwala na indeksowanie formy elektronicznej dokumentu w formacie PDF, DOC, XLS, XML, HTML, TXT. Po wykonaniu indeksacji moduł umożliwia wyszukiwanie określonych fraz w zawartości dokumentu.